Eine offene Kommunikation zwischen Kanzleichef und Mitarbeitern, aber auch unter den Mitarbeitern selbst, sorgt für ein gutes Betriebsklima. Ist dies der Fall, engagieren sich auch die Mitarbeiter entsprechend für die Kanzlei. Neben Newslettern, Intranet und Mitarbeiterzeitungen darf das persönliche Gespräch mit den Mitarbeitern nicht fehlen. (Mag. Johann Aglas)
Motiviert, belastbar und mit Freude bei der Arbeit – solche Mitarbeiter wünscht sich jeder Chef. Offene Kommunikation, richtig geplant und eingesetzt, ist hierfür das Zauberwort. Ein freundliches „Guten Morgen“ vom Kanzleiinhaber beispielsweise stimmt die Mitarbeiter positiv auf den neuen Arbeitstag ein. Auch ein kurzer Plausch in der Kaffeeküche dient dem Informationsaustausch. Gleiches gilt auch für das Durchblättern der Mitarbeiterzeitung – der Leser lernt dabei den neuen Partner der Kanzlei kennen oder erfährt mehr über einen neuen Auftrag. Mitarbeiter, die sich in ihrem Arbeitsumfeld wohlfühlen und wissen, worum es geht, sind motiviert und engagiert.
Die Anforderungen an eine gelungene interne Kommunikation unterscheiden sich aber von Kanzlei zu Kanzlei. Die Größe der Kanzlei und ihre Unternehmenskultur bestimmen die Wahl der richtigen Kommunikationsinstrumente. In einer kleinen Kanzlei mit fünf Mitarbeitern treffen sich alle in der Kaffeepause und tauschen sich auf informellem Wege über wichtige Neuigkeiten aus. Andere Kommunikationsformen braucht es hingegen in einer großen Kanzlei mit mehreren Standorten. Egal, ob Sie in Ihrer Kanzlei fünf oder 100 Mitarbeiter beschäftigen, Kommunikation ist Führungsaufgabe.
Der Kanzlei-Chef muss die optimalen Rahmenbedingungen für eine gelungene Kommunikation schaffen. Professionelle Kommunikationsinstrumente können dabei das persönliche Gespräch nicht ersetzen. Schaffen Sie Kommunikationsräume, wo sich Ihre Mitarbeiter zum ungezwungenen Austausch treffen können. Schließlich können sich die Kollegen bei gemeinsamen Aktivitäten außerhalb der Kanzlei besser kennenlernen.
Ob sich bei einer gemütlichen Bergwanderung interessante Gespräche ergeben oder beim Klettern im Hochseilgarten persönliche Grenzen überwunden werden – Unternehmen, die Teams bilden, verbessern die Zusammenarbeit.
Newsletter, Intranet und Mitarbeiterzeitungen
Um Ihre Mitarbeiter über kanzleiinterne Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten, haben Sie als Steuerberater viele Möglichkeiten, zum Beispiel in Form regelmäßiger Teambesprechungen oder Mitarbeitergespräche. Diese Möglichkeiten sollten Sie dazu nutzen, die Mitarbeiter über die Ziele der Kanzlei zu informieren. Nur so kann der Einzelne Verantwortung übernehmen.
Aber auch das bewährte „Schwarze Brett“ hat in Zeiten moderner Kommunikationstechnologien nicht ausgedient. Gerade kleinere Kanzleien können damit Informationen schnell und unkompliziert weitergeben. Ein E-Mail-Newsletter erfüllt den gleichen Zweck.
Aufwändiger, und daher besser für größere Kanzleien geeignet, ist es, Informationen im Intranet zur Verfügung zu stellen. Während das Intranet mit Aktualität und Interaktivität punktet, spricht ein gedrucktes Medium die Gefühlsebene der Mitarbeiter an. Eine Mitarbeiterzeitung mit gut geschriebenen Geschichten, ansprechender Grafik und schönen Fotos besitzt einen emotionalen Mehrwert. Der große Vorteil:
Sie erzielen auch extern eine positive Wirkung. Ihre Mandanten lernen Ihre Kanzlei kennen, Bewerber bekommen einen positiven Eindruck von ihrem potenziellen Arbeitgeber und Ihre Mitarbeiter geben die Zeitung an die Familie und Freunde weiter.
Kommunizieren Sie immer offen und ehrlich
„Ehrlich währt am längsten“ sagt schon ein altes Sprichwort. Ehrlichkeit und Authentizität sind auch die Basis für eine erfolgreiche Kommunikation innerhalb der Kanzlei. Ihre Mitarbeiter fühlen sich wohl in einem offenen Gesprächsklima, das Diskussionen zulässt.
Suchen Sie das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern und vermitteln Sie jedem Einzelnen Wertschätzung und Anerkennung. Schließlich unterstützt eine gut funktionierende Kommunikation nach innen auch den Aufbau eines positiven Außenbilds. Zufriedene und gut informierte Mitarbeiter sind die besten Botschafter. Auch die Beziehung zu Ihren Mandanten profitiert davon.
